Inscrições para congressos, cursos e pós-graduação: como organizar

Congressos acadêmicos, jornadas científicas, cursos de extensão e turmas de pós-graduação precisam de mais do que um ingresso: é preciso identificar o participante, separar categorias de inscrição, às vezes aprovar cada pedido e, no fim, comprovar a presença. Este guia mostra como organizar esse fluxo de ponta a ponta.

1. Defina os tipos de inscrição

Cada categoria de participante vira um tipo de ingresso, com preço, quantidade e prazo próprios. Exemplos comuns:

• Profissional, estudante de graduação e estudante de pós-graduação.
• Sócio e não sócio de uma associação científica.
• Inscrição antecipada e inscrição regular, como lotes com datas de virada.
• Inscrição gratuita para palestrantes, monitores e convidados.

Inscrições gratuitas não têm taxa de serviço. Nas pagas, a taxa é de 10% do valor, com mínimo de R$ 3,50 por inscrição, e você escolhe se o participante paga a taxa ou se ela sai do valor recebido. Simule na calculadora de taxas. Se o evento oferece meia-entrada a estudantes, ative a modalidade no ingresso; veja as regras de meia-entrada.

2. Monte o formulário de inscrição

O formulário personalizado coleta os dados que a instituição precisa. Há campos de texto, múltipla escolha, CPF, CNPJ e envio de imagem, entre outros. Cada campo pode ser:

• preenchido uma vez por compra ou uma vez por participante;
• obrigatório antes do pagamento ou liberado para depois dele.

Quando um campo obrigatório fica para depois do pagamento, o QR Code do participante só é liberado depois do preenchimento. As respostas podem ser exportadas para a secretaria.

3. Aprove as inscrições antes do pagamento, se precisar

Em seleções, turmas com pré-requisito ou vagas restritas, ative a aprovação de inscrições para todos os ingressos ou apenas para alguns tipos. O fluxo fica assim:

1. O participante envia a solicitação com os dados do formulário.
2. A organização aprova ou recusa cada pedido no painel.
3. Na inscrição paga, o aprovado conclui o pagamento e a vaga fica reservada para ele pelo prazo definido pela organização. Sem pagamento no prazo, a vaga volta a ficar disponível.

Para eventos fechados, também é possível restringir a inscrição a uma lista de convidados.

4. Credencie e controle a presença

Credenciamento

No dia, o credenciamento é feito por QR Code, com busca por nome para quem chega sem o celular e impressão de etiquetas com QR Code. Detalhes em check-in por QR Code.

Frequência por aula

Em cursos e turmas de pós-graduação, a frequência pode ser registrada por aula, cada uma com data e carga horária. A equipe do evento marca presença, falta ou falta justificada, e a frequência mínima para o certificado é configurável (75% por padrão).

5. Emita os certificados

Ao fim do evento, os certificados de participação são enviados por e-mail a quem teve presença registrada, com a carga horária. Veja como configurar o certificado.

6. Feche as contas

O painel reúne vendas, inscrições por categoria e presença, com exportação para a prestação de contas da instituição ou de patrocinadores. Para a parte fiscal, veja nota fiscal de ingressos.