Check-in por QR Code: como funciona a entrada no evento

O check-in por QR Code substitui a lista impressa e o ingresso de papel por uma leitura rápida no celular. Cada ingresso vendido tem um código único, e o sistema registra na hora quem entrou, quando e por qual operador. Veja como funciona e como preparar a portaria.

Como o QR Code protege a entrada

• Código único por ingresso: cada participante recebe o próprio QR Code por e-mail e em Meus Ingressos.
• Uso único: depois da leitura, o mesmo código é recusado como já utilizado.
• Evento certo: códigos de outro evento são recusados.
• Transferência rastreada: quando um ingresso é transferido, o destinatário recebe um novo QR Code e o anterior deixa de valer.
• Cortesias: uma cortesia só entra depois de aceita pelo convidado.

O que a equipe usa no dia

O check-in é feito na tela de check-in do painel do evento, em qualquer celular ou tablet com câmera. Não é preciso comprar leitor dedicado.

• Leitura do QR Code pela câmera, com escolha da câmera do aparelho.
• Busca manual por nome ou e-mail, para quem esqueceu o celular ou está sem bateria.
• Filtros por situação e tipo de ingresso.
• Desfazer um check-in feito por engano.
• Registro de qual operador fez cada check-in.
• Impressão de etiquetas com QR Code para credenciamento em congressos e feiras.

Em eventos de vários dias, o check-in é registrado por dia: um ingresso de um dia vale apenas na data dele, e o passaporte vale em todos os dias do evento.

Meia-entrada na portaria

Para ingressos de meia-entrada, a tela de check-in mostra o público declarado na compra, a orientação de comprovação e, quando o comprador enviou, o comprovante. A equipe confere o documento original antes de liberar a entrada. Saiba mais em meia-entrada para produtores.

Conexão instável

Antes de abrir os portões, use o pré-carregamento dos ingressos no aparelho de cada operador. Assim o leitor continua validando mesmo com a internet oscilando. O recurso não substitui uma rede estável durante todo o evento: em locais com sinal fraco, providencie um roteador ou um ponto de acesso exclusivo para a portaria.

Passo a passo para preparar a portaria

1. Convide a equipe de portaria pelo painel, em Equipe e papéis, com permissão apenas para o check-in.
2. Peça que cada operador abra a tela de check-in e faça um teste de leitura na véspera.
3. Faça o pré-carregamento dos ingressos nos aparelhos antes da abertura.
4. Separe filas por tipo de ingresso quando houver setores ou meia-entrada.
5. Tenha um ponto de atendimento para busca por nome e casos especiais.
6. Acompanhe a entrada em tempo real no painel para remanejar a equipe.

Para congressos e eventos com credenciamento, veja também inscrições para congressos e pós-graduação e certificado de participação digital.